En reciente evento académico realizado en Puerto Barrios, Guatemala, con estudiantes de derecho y docentes universitarios al que fui invitada para compartir temas de contratación civil, mercantil, derecho notarial y registral,  se me consultó con genuina preocupación, respecto de la manera de evitar el “robo de propiedades inscritas en el Registro de la Propiedad” y de “las responsabilidades propias de dicha Institución Pública”.

En atención a esa interrogante, comparto las siguientes reflexiones:

a. Del Sistema Registral de la Propiedad en Guatemala

Sin temor a equivocarme, el sistema registral de la Propiedad en Guatemala, es uno de los más reconocidos a nivel nacional e internacional, por “lo blindado” de su sistema informático, mecanismos de control interno y externo, en lo que le es pertinente.

Y aunque algunos criterios jurídicos han sido variantes, quizá no compartidos y muchos otros sí lo han sido; debe reconocerse que el de la Propiedad, fue el primer Registro Público en Guatemala, que se atrevió en dos mil cuatro, a socializar sus criterios y hacerlos públicos. En esa misma época surge además, la implementación de revisión de la firma y sello de los Notarios, así como el establecimiento del perfil utilizado para el mal llamado, en mi consideración, “robo de propiedades en el Registro de la Propiedad.”  Toda esta actividad ajena propiamente a la central del Registro, que consiste básicamente, en calificar e inscribir, se hizo necesaria para detener ese mal endémico, generándose incluso que el Ministerio Público, la creación de una Fiscalía Especial devenida de las denuncias interpuestas por la Registradora de la época.

Por lo que mi primera reflexión a los cuestionamientos realizados por los estudiantes y profesionales, es que, el Registro, salvo algún caso concreto, que así sea determinado, por juez competente, no es responsable por el “robo de propiedades”, ya que efectivamente, quizá excediéndose en sus facultades, ha sido especialmente acucioso, como política pública propia, en tomar medidas para evitar los mismos, devenidos de circunstancias que le son ajenas y son externas, como las que a continuación cito.

b.  Del sistema notarial en Guatemala

Siendo nuestro sistema notarial el latino común abierto, no queda duda que, nuestro grado de responsabilidad como profesionales del derecho, es amplia y delicada. Por ello considero que el Notario guatemalteco, se constituye en un primer, y casi único, filtro, para determinar con la mayor certeza posible, la legalidad y la legitimidad en la contratación civil y mercantil que en nuestra presencia, con nuestra asesoría y con la fé pública que nos es delegada por el Estado, se concretiza. Jamás será excusas válidas, ni el volumen de trabajo, ni el monto de los honorarios que se cobren.  Es por ello que  comparto a través de este texto, la frase y la política, que de manera coloquial he denominado “la prueba del ácido” a los instrumentos públicos que autorizo, los que reviso por razón profesional y a aquellos contratos en los que presto asesoría para que se otorguen, sin necesidad de autorización notarial. Cito únicamente tres aspectos mínimos, por razón de espacio y tiempo, así:

b.1. Identidad de los comparecientes: este en mi consideración, el más importante de los aspectos que el Notario, por disposición legal asume, se traduce en cuidar al extremo el cumplimiento de lo siguiente: i) tener frente a sí, el día de la firma del instrumento, o el de la legalización de la firma, a quién dice tener; ii) requerir siempre el documento de identificación respectivo; iii) no ser complaciente en indicar que una persona es de su conocimiento, cuando en realidad no lo es; iv) guardar copia, por el mecanismo que considere conveniente, del documento de identificación, de los comparecientes, en su protocolo físico y en su caso, si lo lleva digital, también.

En derecho comparado, se establecen obligaciones adicionales para el Notario, respecto determinar la identidad de los comparecientes en sus instrumentos públicos y que deben quedar plasmados en ellos, tal es el caso de El Perú, en cuya legislación, se exige que el Notario consigne un número proporcionado por el Reniec (el equivalente a nuestro Renap), de la consulta electrónica que haya hecho al momento de tener frente a sí a una persona, verificando con ello la legitimidad de su documento de identificación. En caso el Notario no consigne dicho número en el instrumento, se le atribuyen responsabilidades penales.

La suplantación de identidad, es en Guatemala y en muchos de los países de Latinoamérica, el fenómeno número uno, por el cual se da el “robo de propiedades”; circunstancia que puede verse sustancialmente mermada, si el Notario verifica por los medios que nuestro sistema permita, la identidad de quienes comparecen ante él y termina con el vicio de autorizar instrumentos diciendo tener frente a sí a una persona, sin que ello sea cierto.

b.1. Ejercicio de Representaciones Legales: en el artículo 29 numeral V del Código de Notariado guatemalteco, se establece la obligación del Notario en este respecto, así: i) razón de tener a la vista los documentos fehacientes; hago énfasis en esta palabra, en virtud que se ha hecho de “uso cotidiano” que al Notario le envíen copia escaneada de las representaciones legales y que al solicitarlos en original, parezca poco práctico y tardado nuestro servicio. Mi respuesta en este tema siempre ha sido, es y será, que en tanto los Registros Públicos no me brinden más y mejores elementos para determinar la certeza de la autenticidad de esos documentos,  la única forma de certeza es tener a la vista los originales.  Ya el Registro Electrónico de Podres tiene un mecanismo electrónico para verificar poderes a través de su página web, pero no es de todos los poderes; y el Registro Mercantil acaba de implementar en este mes (septiembre 2015) el Código QR para verificar la autenticidad de los mandatos y próximamente de los auxiliares de Comercio, pero de aquellos que salgan inscritos a partir de dicha fecha. En el Registro de Personas Jurídicas y Municipalidades  no hay ningún acceso electrónico a la fecha; el Registro Nacional de las Personas está iniciando servicios electrónicos, pero aún están en etapa incipiente;  ii) El Notario debe además hacer constar que dicha representación es suficiente conforme a la ley y a su juicio, para el acto o contrato respectivo; esto implica la lectura del documento que acredita la representación, el conocimiento de la ley y la emisión de un juicio de valor. Esta combinación de elementos obligan al Notario a calificar el documento inscrito y poderse negar en un momento dado a autorizar determinado contrato en concreto, si a su juicio no es suficiente.

El uso de documentos acreditativos de representación falsos, insuficientes por razón de facultades, o carentes de inscripción, siendo esta obligatoria, ha sido un segundo factor determinante para el “robo de propiedades”; es el Notario, por razón de profesión y de formación, el llamado en primer lugar a calificar dichos documentos y evitar el uso ilegal e ilegítimo de los mismos.   La frase típica, que se encuentra en las razones de los Registro s Públicos, como el de Poderes, el Mercantil y el de Personas Jurídicas de “… La inscripción no convalida actos o contratos nulos o falsos”, no alcanza al Notario, quien es el llamado UNICO para calificar y determinar su suficiencia.

La calificación del uso de Mandatos, nombramientos, ejercicio de patria potestad, tutela, discernimientos de cargos de albacea o administradores de mortuales, además de autorizaciones especiales, en la disposición de bienes de menores, incapaces y ausentes, se constituyen en elementos calificables únicamente por el Notario que autoriza actos o contratos específicos, por un cliente determinado para un asunto concreto, en su protocolo y bajo el uso de su exclusiva fe pública delegada por el Estado.

b.3. Verificación de titularidades de los bienes inmuebles que se dispone: el artículo 29 numeral 8 del Código de Notariado, establece que el Notario debe dar fe de tener a la vista los títulos y comprobantes  que corresponda, según la naturaleza del acto o contrato. A este respecto llamo a la reflexión considerando los siguientes aspectos: i) se trata de una obligación notarial, no de una facultad, por lo que la misma TIENE que ser cumplida;  ii) Se establece que es un “título” el que se tiene que tener a la vista; a este respecto existe una situación fáctica que vivimos y es la falta de certeza que nos dan los títulos, consistentes en los testimonios de las escrituras públicas razonadas por el Registro de la Propiedad; aceptar fotocopias legalizadas, conlleva por desgracia un riesgo, y el tener a la vista certificaciones, consultas a distancia o consultas electrónicas, parecieran quedar fuera de la definición de “título”.  En ese orden de ideas, como Notario se contribuye,  cumpliendo con la ley y ante la realidad nacional, es recomendable, siempre, el día de la firma, revisar el Registro Público de la Propiedad, verificando la titularidad y consultando, como ya lo permite el sistema a distancia del Registro de la Propiedad nuestro, si hay presentado algún documento relacionado con el inmueble del que se dispondrá por parte de su titular.

Por supuesto, otros aspectos indispensables que deben ser verificados por el Notario y que de no hacerlo, implica responsabilidad notarial y falta de paz social son: valor del bien inmueble a enajenar en Registro, en matrícula fiscal y de ser necesario, de acuerdo a la ley, la actualización de valor a través de avalúo reciente; pago al día del impuesto único sobre inmuebles; cargas inscritas como anotaciones, limitaciones, gravámenes, regímenes especiales de propiedad y sus reglamentos, por ejemplo.

A MANERA DE CONCLUSIÓN:

A la interrogante planteada, respecto de la manera de evitar el “robo de propiedades inscritas”, luego de las reflexiones vertidas, respondo:

1.  Sea usted Notaria o Notario, responsable con el cumplimiento de sus obligaciones como profesional, para cumplir con su principal deber: DAR FE, LEGALIDAD, CERTEZA Y FORMA LEGAL  a la voluntad de las personas que lo requieren.
2. Sea usted Notaria o Notario, estudioso, atento y analítico ante el caso concreto que se le plantea.  No sea complaciente, cumpla con los mandatos de ley y su sentido común y si duda, como dicen los postulados del Notariado, absténgase.

Sea usted Notaria o Notario  un ente de paz social y no contribuya a la ilegalidad o falta de legitimidad, por irresponsabilidad, temor o necesidad. Nada justifica el mal uso de la fé pública notarial!